Tietosuojaseloste

Tämä on Excellio:n tietosuojaseloste, joka koskee Excellio:n asiakkaita, potentiaalisia asiakkaita ja sidosryhmiä.

Laadittu 08.09.2025. Viimeisin muutos 08.09.2025.

1. Rekisterinpitäjä

Yritys: Excellio
Y-tunnus: 3404706-9
Osoite: Eloniemenkatu 8 B 7, 08150 Lohja
Sähköposti: info@excellio.fi

Rekisteristä vastaavan yhteyshenkilön saatte kiinni sähköpostitse info@excellio.fi.

2. Mihin tarkoituksiin henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• asiakassuhteen ja asiakaspalvelun hoito, analysointi ja kehittäminen
• palveluiden kehittäminen ja toimittaminen
• asiakas- ja sidosryhmäviestintä
• markkinointi

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan seuraavat alakohdat:

• käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa olet osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi pyynnöstäsi;
• käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät etusi tai perusoikeutesi ja -vapautesi syrjäyttävät tällaiset edut;
• olet antanut suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten; ja/tai
• käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
  Rekisterinpitäjä käsittelee tietojasi pannakseen täytäntöön sopimuksen kanssasi tai edustamasi yrityksen kanssa.

Rekisterinpitäjällä on liiketoiminnan harjoittamiseen liittyviä oikeutettuja etuja, kuten oikeus edistää palveluidensa myyntiä markkinoinnin ja myynnin keinoin, ja rekisterinpitäjä voi oikeutetun edun perusteella harjoittaa suoramarkkinointia ja myyntiä yhteystietojasi hyödyntäen. Muita rekisterinpitäjän oikeutettuja etuja, joiden perusteella henkilötietojasi voidaan käsitellä, ovat mm. neuvonta ja muu asiakaspalvelu ei-asiakkaille, liiketoiminnan edelleen kehittäminen sekä mahdollisten väärinkäytösten selvittäminen.

Mikäli tietojen käsittely ei perustu sopimustarpeeseen tai oikeutettuun etuun, voi rekisterinpitäjä pyytää suostumustasi muunlaiseen henkilötietojen käsittelyyn.

Rekisterinpitäjä voi käsitellä henkilötietojasi lisäksi lainsäädännön niin velvoittaessa, kuten esimerkiksi kirjanpitolain säilytysvelvollisuuden perusteella.

3. Millaisia tietoja käsittelemme?

Rekisterinpitäjän keräämät henkilötiedot voivat sisältää muun muassa seuraavan tyyppisiä tietoja ja niihin tehtyjä muutoksia:

Perustiedot kaikista rekisteröidyistä

• etu- ja sukunimi
• yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite)
• kieli
• yritys ja sen mahdolliset tunnistetiedot
• sivustokäyttäytyminen ja -analytiikka
• www-osoitteen tiedot
• rekisteröidylle kohdistettu viestintä sekä niihin liittyvä toiminta
• suoramarkkinointivalinnat
• rekisterinpitäjän digitaalisten palvelujen käyttöä koskevat tiedot sekä rekisteröidyn palveluihin luomat sisällöt (kuten rekisterinpitäjän sosiaalisen median tileille tuotetut sisällöt)
• tiedot rekisteröidyn päätelaitteisiin (kuten tietokoneisiin ja mobiililaitteisiin) lähetetyistä evästeistä ja muista vastaavista toiminnoista ja niiden avulla kerätystä datasta, mikäli henkilö on tunnistettavissa näiden tietojen perusteella
• mahdolliset asiakaspalvelupuhelujen taltioinnit sekä asiakaspalveluun liittyvät, taltioidut sähköposti- ja verkkokeskustelut esimerkiksi sosiaalisen median kanavissa
• käyttäjätunnukset ja salasanat, jotka liittyvät asiakassuhteen ja tilattujen palveluiden ylläpitämiseen
  muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Rekisterinpitäjän palveluja ostaneiden, niistä palautetta antaneiden ja/tai niistä reklamaation tehneiden rekisteröityjen tiedot

• asiakassuhteen tai vastaavan suhteen alkamis- ja päättymisaika ja -tapa
• asiakkaalle kohdistetut kampanjat ja tarjoukset sekä niiden käyttö
• asiakkaan ilmoittamat mielenkiinnonkohteet ja muut tiedot
• palautteen ja reklamaatioiden sisältö, niihin liittyvä kirjeenvaihto ja jatkotoimenpiteet

4. Mistä lähteistä keräämme henkilötietojasi?

Rekisterinpitäjä saa suuren osan henkilötiedoistasi sinulta asiakassuhteen alussa ja sen aikana sekä niistä ohjelmista, joiden avulla käytät palvelujamme.

Rekisterinpitäjä voi saada henkilötietojasi ja niiden päivityksiä myös viranomaisilta ja organisaatioilta, jotka tarjoavat henkilö- ja luottotietojen hankinta- ja päivityspalveluja, sekä julkisista hakemistoista ja muista julkisista tietolähteistä, kuten www-sivuilta ja sosiaalisen median kanavista. Rekisterinpitäjä kerää markkinointitarkoituksiin henkilötietoja rekisteröidyiltä erilaisten aktivointien, kuten arpajaisten, kilpailuiden, kyselyiden tai tapahtumien yhteydessä (rekisterinpitäjän tai niiden yhteistyökumppaneiden toimesta).

Rekisterinpitäjä saa henkilötietoja yritysten edustajista myös näiden kollegoilta eli yrityksen pääyhteyshenkilö voi luovuttaa rekisterinpitäjille henkilötietoja myös muista rekisterinpitäjän palveluiden käyttöön liittyvistä henkilöistä.

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

5. Kenelle voimme jakaa henkilötietojasi?

Rekisterinpitäjä ei anna, myy tai muuten paljasta henkilötietojasi ulkopuolisille kolmansille osapuolille, ellei seuraavassa toisin mainita.

Rekisterinpitäjä saattaa jakaa henkilötietojasi rekisterinpitäjälle palveluita suorittaville kolmansille osapuolille. Näitä palveluita voivat olla esimerkiksi asiakaspalvelu, ohjelmistopalvelut, tutkimustoiminta, markkinointi ja tapahtumien tuottaminen. Rekisterinpitäjä saattaa jakaa henkilötietojasi avointen maksujen perimiseksi, ja se voi esimerkiksi siirtää tai myydä maksamattomat laskut perintäpalveluja tarjoaville kolmansille osapuolille.

Henkilötietojesi suojaaminen on rekisterinpitäjälle tärkeää, emmekä salli kyseisten osapuolten käyttää tietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin sovittujen palvelujen tarjoamiseen. Edellytämme kyseisiltä osapuolilta rekisteröityjen henkilötietojen suojaamista tämän tietosuojaselosteen sekä soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Rekisterinpitäjä voi jakaa henkilötietojasi yhteistyökumppaneille, joiden kanssa rekisterinpitäjä yhdessä hallinnoi ja toteuttaa projekteja.

Rekisterinpitäjä saattaa jakaa henkilötietojasi tarkkaan harkittujen kolmansien osapuolten kanssa, perustellusta syystä, osapuolten yhteisiin tai itsenäisiin suoramarkkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan jakaa kyseisiin tarkoituksiin vain silloin, kun kolmannen osapuolen suunniteltu käyttötarkoitus ei ole ristiriidassa tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten kanssa. Tiedoista jaetaan lähtökohtaisesti hyvin suppea määrä, lähinnä henkilön nimi ja yhteystiedot yhteydenottoa varten.

Rekisterinpitäjä saattaa jakaa henkilötietojasi yrityskaupan tai muun yritysjärjestelyn yhteydessä tai palvelun siirtyessä toiselle palveluntarjoajalle. Rekisterinpitäjä saattaa jakaa henkilötietojasi tuomioistuimen tai vastaavan määräyksestä.

6. Siirrämmekö henkilötietojasi EU-alueen ulkopuolelle?

Rekisterinpitäjä saattaa palveluja tarjotessaan käyttää eri puolilla maailmaa sijaitsevia resursseja ja palvelimia. Rekisterinpitäjä saattaa siten siirtää henkilötietojasi palvelujen käyttömaan ulkopuolelle ja mahdollisesti myös EU-alueen ulkopuolisiin maihin, joiden tietosuojalainsäädäntö on erilainen.

Näissä tapauksissa rekisterinpitäjä varmistaa, että tietojen siirrolle on olemassa oikeusperusta ja että henkilötiedot suojataan esimerkiksi käyttämällä (tarvittaessa) asianmukaisten viranomaisten hyväksymiä vakiosopimuksia ja käsittelijäsopimuksia, ja edellyttämällä asianmukaisten teknisten ja muiden tietosuojatoimien noudattamista.

7. Kuinka kauan käsittelemme henkilötietojasi?

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietojasi niin kauan kuin rekisterinpitäjällä on jokin tämän tietosuojaselosteen kohdassa 3 kuvattu peruste tietojen käsittelyyn voimassa, sekä kohtuullisen ajan sen jälkeen.

Rekisterinpitäjä voi käsitellä asiakkaiden henkilötietoja asiakassuhteesi olemassaolon ajan sekä päätösvuotta seuraavan toisen vuoden loppuun. Tämän jälkeen rekisterinpitäjä voi siirtää tarpeelliset henkilötietosi markkinointirekisteriin ja käsitellä sinua jälleen potentiaalisena asiakkaana.

Rekisterinpitäjä voi käsitellä potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja toistaiseksi niin kauan, kunnes sinusta tulee asiakas tai kunnes vaadit tietosi poistettavaksi rekisterinpitäjien markkinointirekisteristä.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröitynä sinulla on erityyppisiä mahdollisuuksia vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn. Pääsääntöisesti toteutamme pyyntösi kuukauden sisällä. Pyydämme ottamaan yhteyttä tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1 annettuihin yhteystietoihin oikeuksiesi käyttämiseen liittyen. Sinulle kuuluvia oikeuksia ovat (oikeuksien laajuus riippuu siitä, mihin käsittelyperusteeseen henkilötietojesi käsittely pohjautuu eli kaikki alla olevat oikeudet eivät ole kaikissa tilanteissa käytettävissäsi):

1. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin, joita sinusta on kerätty.
   Käytännössä tämä toteutuu niin, että asianmukaisen ja tunnistetun pyyntösi perusteella toimitamme sinulle raportin henkilötiedoista, joita sinusta on henkilörekisteriin kerätty.
   
   
2. Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen oikaisemista tai poistamista.
   Mikäli huomaat tiedoissasi virheitä tai puutteita, voit tehdä meille oikaisupyynnön.
   
   
3. Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen poistamista. Meillä on velvollisuus poistaa pyytämäsi henkilötiedot henkilörekisteristämme, mikäli jokin seuraavista perusteista täyttyy, eikä muusta lainsäädännöstä tai viranomaismääräyksestä aiheudu tietojen säilyttämisvelvollisuutta:

1. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsiteltiin;
   
   
2. peruutat antamasi suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
   
   
3. vastustat käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyen eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin;
   
   
4. henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti;
   
   
5. henkilötietosi on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai Suomen lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi;
   
   tai
   
   
6. henkilötietosi on kerätty tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisen yhteydessä, kuten rekisterinpitäjän digitaalisten tietopalveluiden tilauksen yhteydessä.

4. Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen käsittelyn rajoittamista.

Voit pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä, mikäli:

1. kiistät rekisterinpitäjällä olevien henkilötietojesi paikkansapitävyyden;
   
   
2. käsittely on lainvastaista ja vaadit poistamisen sijaan käytön rajoittamista;
   
   
3. rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;
   
   
4. olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet sinun perusteesi.

5. Oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä.
Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee tietojasi oikeutetun edun perusteella, on sinulla oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä. Kaikilla tämän tietosuojaselosteen kattamissa rekistereissä olevilla on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.

6. Oikeus siirtää antamasi tiedot järjestelmästä toiseen.
Jos henkilötietojesi automaattinen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, on sinulla oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

7. Oikeus peruuttaa suostumus.
Mikäli kaikkia tai osaa henkilötiedoistasi käsitellään tässä rekisterissä antamaasi suostumukseen perustuen, on sinulla oikeus peruuttaa antamasi suostumus.

8. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Mikäli mahdollista erimielisyyttä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen ei saada sovinnollisesti ratkaistua sinun ja rekisterinpitäjän välillä, on sinulla oikeus viedä asia tietosuojaviranomaisen ratkaistavaksi.

9. Minkä maan lainsäädäntöä tietojesi käsittelyyn sovelletaan?

Rekisterinpitäjän henkilörekistereihin ja niihin sisältyvien henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan Suomen lainsäädäntöä sekä suoraan Suomessa sovellettavaa EU:n lainsäädäntöä, kuten EU:n tietosuoja-asetusta.